今年5月5日，《工业品外观设计国际注册海牙协定》（1999年文本）（下称海牙协定）在我国正式生效。最新统计数据显示，截至6月6日，中国申请人通过海牙体系途径提交外观设计国际申请256件。
“加入海牙协定，是我国积极参与全球知识产权治理、全面开启知识产权强国建设新征程的重要成果。回首过去十多年来，国家知识产权局持续关注海牙体系国内外发展情况并推动加入进程，经办人员轮换了一拨又一拨，但工作从未停歇。再看今朝，加入海牙协定工作取得了圆满成果，在国家知识产权局党组的坚强领导下，各部门团结协作、攻坚克难，保障了海牙协定顺利生效实施，这是我们知识产权人砥砺奋进的一个工作缩影。”国家知识产权局专利局审查业务管理部（下称审业部）相关负责人表示。
在此过程中，最难忘的是各部门工作人员精诚合作、担当实干的一幕幕工作场景。对外开展国际谈判时，8个部门齐上阵，最大限度兼容国际条约与中国外观设计制度特色；对内调整业务规则时，一字一句仔细雕琢，尽可能为中国申请人提供优质高效的审查服务；5月5日海牙协定生效当天，工作组通宵达旦，共同守护海牙系统顺利投入运行。这些团结奋斗的工作场景，不仅是工作组成员毕生难忘的回忆，也将成为我国加入知识产权国际条约历程中的动人画面。
协作 齐心协力共联动
海牙协定的生效实施包括一系列工作，由于海牙协定规则与中国外观设计审查规则存在很多差异，中国国家知识产权局与世界知识产权组织（WIPO）就业务衔接问题开展了多轮磋商。此前，海牙协定相关的牵头工作由局国际合作司负责，2022年2月5日，我国正式提交海牙协定加入书后，考虑到后续主要涉及审查业务实施相关工作，负责牵头工作的“接力棒”便交到了审业部手中。
“为确保海牙协定5月5日生效实施，我局形成了一整套衔接方案，在专利法律规则和审查实务层面提供法律保障，在收费标准和结算模式方面达成一致，在信息化系统和文件传输方面做好技术对接，在海牙体系宣传推广和培训咨询方面开展申请人服务。”审业部相关负责人介绍。
多轮谈判磋商 加强内外联动
从正式提交加入书到海牙协定正式生效的近3个月时间里，各部门密切沟通合作，组织召开各层级会议30多次，协调解决国内外规则和流程衔接等各类问题百余个，全力保障了海牙协定顺利落地实施，其中最难忘的是3月23日与WIPO的一次视频谈判会议。双方需要沟通解决审查标准、业务流程、收费模式等20多个问题，涉及局内8个工作部门。
“当时离开会只有两个工作日，时间非常紧张，大家按照‘符合海牙要求、方便用户使用、减少业务调整、衔接国际流程’的要求，提前梳理出所有问题的中英文谈判口径。”审业部对外交流处相关负责人介绍，会议当天，各部门代表提前1小时到达会场，就谈判方案和预期谈判成果进行商议和预演。WIPO方面也很重视这次会议，派出涉及6个部门的十几名代表参会。由于准备充分，经过3个多小时的全英文磋商，双方就11项问题达成共识，并在费用结算模式、申请文件传送等关键问题上取得WIPO的理解认同，实现了国家知识产权局预期的最佳方案。
回顾加入海牙协定进程中中国国家知识产权局与WIPO国际局开展的沟通磋商，局国际合作司国际合作一处相关负责人深有感触：“在推进加入海牙协定和海牙协定落地实施的过程中，我们与WIPO国际局建立和保持常态化的业务沟通，统筹协调局内相关部门就有关业务问题与WIPO国际局通过邮件、面谈和视频会议等多种方式交流。大家克服时差和疫情等不利因素的影响，白天与各部门讨论工作方案和谈判口径，晚上通过邮件或视频会议与WIPO国际局进行交流磋商，经常工作到深夜。在翻译专业术语和润色文字表达时，字斟句酌、反复打磨，遇到晦涩难懂的法律、技术等概念，与多部门人员进行多次沟通讨论，以确保文字措辞准确无误。”正是这份认真与敬业，使得我国在加入海牙协定的整个国际磋商过程中，有力维护了我国申请人的利益，赢得了WIPO的理解与支持。
“加入海牙体系是一个非常好的内外联动范例，在这个过程中，我感受最深的，是国家强大实力及产业界在外观设计方面突出的成绩给我们带来的底气。WIPO国际局对我国加入海牙体系非常重视，国内相关政府部门对我局工作大力支持，局党组靠前指挥和亲自协调，局内各部门团结协作和各司其职，让我们最终取得了非常圆满的谈判成果。”国际合作司相关负责人谈到。
做好制度对接 完成报批程序
“加入海牙协定的工作很早便开始筹备，条法司主要负责我国加入海牙协定相关法律法规修订、加入海牙协定声明及国内加入报批程序。”条法司条法一处相关负责人介绍。
2020年10月，新修改的专利法将外观设计的保护期限由10年延长至15年，为我国加入海牙协定奠定了法律基础。2020年底，专利法实施细则修改建议稿正式对外征求意见，其中增加了海牙专章，为我国国内法律制度与海牙制度的适应和实施做好了准备。在专利法实施细则对外征求意见以及在国家市场监督管理总局、司法部的审查过程中，海牙专章部分的意见少、争议小，为我国加入海牙协定的报批程序顺利通过铺平了道路。根据海牙协定规定，缔约方加入时可以依照海牙协定的授权，对与本国法律制度和实践不符的内容作出声明。条法司牵头局内有关部门将海牙协定有关内容与我国相关法律制度逐条梳理，立足我国国情和审查实践，从便利申请人的角度，完成了加入声明的拟定，并与WIPO磋商一致，为海牙制度与我国国内法律制度的衔接做好了准备。2021年专利审查指南修改稿对外征求意见，其中增加了外观设计国际申请部分，为法律制度与审查业务实践的衔接做好了准备。
十年磨一剑，在加入海牙体系的国内报批程序中，大家都秉承功成不必在我，功成必定有我的信念，无私奉献、精益求精。期间，条法司积极主动与有关单位沟通，尽最大努力争取理解与支持。虽然加入海牙协定报批材料专业性强、内容多，但司法部国际合作局仍然克服时间紧、任务重的困难，优先快速处理相关事务。条法司也遵循大文件不超过3天、小文件不过夜的原则，及时回复，保证工作效率。今年年初，为争取在WIPO总干事出席北京冬奥会开幕式期间递交海牙协定加入书，春节前一周，条法司与国际司的同事们争分夺秒，连轴转，和司法部、外交部等多个部委进行了大量协调沟通，终于顺利如期递交了加入书。
在我国递交加入书后，条法司立即牵头启动《关于加入〈海牙协定〉后相关业务处理暂行办法》的制定，在最短时间内按程序充分征求立法机关、局内相关部门、法院及社会公众代表意见，于4月22日正式发布。
“自上世纪80年代我国加入《商标国际注册马德里协定》，90年代加入《专利合作条约》（PCT），再到今年海牙协定在我国正式生效，我们历经四十余年，终于完成了WIPO管理的三大国际业务板块的拼图。这些凝结着数代知识产权人心血的成果，将助力我国在国际知识产权舞台上继续绽放光彩。”条法司相关负责人说。
尽职彻夜值守 见证协定生效
5月4日晚9点，国家知识产权局海牙业务保障工作组集结在科学城办公区，涉及技术支持、业务办理、客服咨询等在内的多个部门负责人和运维团队正进行着最后一轮紧张而关键的测试检查。
“咨询电话接通测试完毕。”“把那组数据推送过来，我来处理。”“系统注册验证已通过。”“跟WIPO数据传输再对接一下。”浓重的夜色掩盖不住办公室里热火朝天的工作氛围，每个人的神情都紧张又兴奋，时不时低头看一眼时间……3小时后，海牙协定即将在我国生效实施。
自动化部海牙专项组和专利检索咨询中心负责人回忆起当时的场景，颇有感慨：“5月5日零点刚过，几十个注册用户瞬间涌入系统，接着电话不断地打进来，大家一边接听电话紧张讨论着，一边快速处置各类突发问题，每个人心里想的都一样，就是要全力以赴保障用户申请业务顺畅运行……看着申请数量一件一件逐步增加，那一刻的欣慰与激动真是终生难忘。”
在业务保障工作组彻夜努力奋战之下，2022年5月5日，海牙协定在我国生效实施首日，便收获了一组亮眼数据：共有49家中国企业提交外观设计国际申请108件。其中，国家知识产权局收到我国申请人提交的外观设计国际申请58件，由中国申请人直接向WIPO提交的外观设计国际申请50件。
5月16日，在国家知识产权局举行的例行新闻发布会上，审业部相关负责人对海牙协定生效实施业务保障工作进行了总结：“在5月5日零点生效前后，业务保障工作组彻夜值守……申请人顺利使用海牙业务系统提交外观设计国际申请。”
攻坚 精准发力克难题
海牙协定实施涉及的流程节点多、交互接口多，筹备事项头绪繁杂，推进过程中也面临着诸多难题。为此，国家知识产权局各部门针对多个重点环节精准发力，攻坚克难，每一个环节都不松懈，取得一系列重要突破。
梳理申请流程 解决审查难点
“多年来，我们一直着手海牙协定相关研究，在海牙体系研究、可行性研究、流程梳理等方面做了大量业务筹备工作，牵头或协同完成9项课题研究。这些基础性研究为我国加入海牙协定工作提供了坚实的业务保障，并在海牙协定项目的推进过程中起到了关键作用。”外观设计审查部相关负责人介绍。
由于海牙体系在制度设计层面与我国外观设计制度存在差异，对申请文件的具体审查要求也不尽相同，因此对外观设计国际申请每一个环节的研究都要深入细致、面面俱到。“为全面做好审查业务衔接筹备工作，我们利用前期资料积累，在短时间内梳理外观设计国际申请全流程，完成约7万字的《外观设计国际申请全流程及审查规则》，形成针对海牙体系的系统性参考资料，方便指导申请和审查。”外观设计审查部国际申请审查处相关负责人介绍。
随着海牙协定在我国生效，外观设计审查部与复审和无效审理部将开展对指定我国的外观设计国际申请的审查和复审无效工作。“审查的基础是国际外观设计公报上公布的英文文本，审查员要使用全新的审查系统，在英文环境下进行审查并撰写通知书，这是一大难点。”外观设计审查部负责人谈到，为了让审查员尽快熟悉外观设计国际申请的审查形式和内容，部门把准备工作做在先，从现有国际外观设计公报中选择了200余件涉及117个产品项的案件进行模拟审查，挑选出18个典型案例形成模拟案例，还对其他缔约方的审查结论、通知书内容进行比较研究，为实现高质量审查做好业务准备。“外观设计国际申请审查是一个崭新的领域，后续工作可能面临诸多难点，但我们都将迎难而上，全力保障审查业务顺利开展。”外观设计审查部相关负责人表示。
“复审无效工作中的域外送达涉及到对不同国家和地区的申请人告知义务，我们通过多种渠道积极与海牙协定缔约方交流经验，尽最大可能保障申请人的权益。”复审和无效审理部相关负责人表示。
优化申请系统 提供技术支撑
信息化系统为我国加入海牙协定提供重要技术支撑。为短时间内圆满完成任务，自动化部及时成立专项工作组，部领导靠前指挥，工作组成员协力奋进，会同有关部门，组织、协调、监督推进项目建设，保障了外观设计国际申请系统及配套系统在5月5日如期上线。
“在建设系统过程中，系统测试需要大量数据，尤其需要对中间流程数据进行反复验证。”自动化部相关负责人介绍，为此，自动化部进行专项攻坚，在指定别国的真实案件的基础上，进行多种修改和虚拟生成，形成种类繁多、满足不同业务场景的指定中国中间流程测试数据，圆满完成了系统开发测试验证。
机器对机器（M2M）自动数据传输有助于高标准建设系统，减少人力成本及人工操作造成的错误率，此次，中国国家知识产权局与WIPO国际局就采用了这种数据传输方式。“作为第一个通过M2M方式与WIPO国际局进行海牙业务数据传输的国家局，其首创性决定了磨合调试是对接测试过程中的工作难点和重点。”自动化部海牙专项组相关负责人表示。
针对这个难点，自动化部与WIPO国际局技术部门建立定期高效沟通机制，克服时差和专业技术语言的障碍，通过线下邮件和每周线上视频会议相结合的方式，与WIPO国际局沟通协调，解决技术问题。
在系统开发测试过程中，自动化部及时将各种问题反馈业务部门，以专项讨论会的形式，推进问题的解决及相关业务需求的调整确定，做到系统与业务紧密衔接，为海牙信息化系统建设交出了一份合格的答卷。
完成审批程序 制定收费政策
加入海牙协定的过程中，有大量工作需要与国内相关部委进行协调沟通。战略规划司负责的单独指定费报批工作就是其中一项。
“作为一个新的收费事项，单独指定费的设立及具体收费标准需要财政部与国家发展和改革委员会进行审批。”战略规划司相关负责人介绍，审批程序能否及时完成，直接关系到中国国家知识产权局在WIPO的审查局地位，对后续工作有很大影响。
自2月5日我国提交海牙协定加入书后，战略规划司积极协调、全力争取，推动两家部委在2个月内完成审批工作。今年3月，财政部与国家发展和改革委员会先后联合发布《关于在专利收费项目中增加单独指定费子项有关事项的通知》《关于外观设计专利年费、单独指定费标准有关问题的通知》（财税﹝2022﹞13号、发改价格﹝2022﹞465号），标志着海牙协定相关收费正式通过审批。
为便于广大申请人及时了解相关情况，4月25日国家知识产权局对外发布《关于外观设计专利年费、单独指定费有关事项的公告》，就相关收费标准和单独指定费瑞郎折算价格进行说明。4月26日，经过协商确认，WIPO对外公布了进入中国的单独指定费瑞郎折算价格。
回想工作中的情景，战略规划司预算管理处相关负责人充满感慨：“当时， WIPO要求我局在三月下旬前提供海牙协定相关收费标准，时间非常紧急。财政部与国家发展和改革委员会高度重视并给予大力支持，在国务院批准加入海牙协定后第一时间启动相关收费审批程序，并在短时间内完成，为实施准备工作争取到了宝贵时间。”
服务 优化流程促发展
在推进海牙协定生效过程中，国家知识产权局秉持服务国内外申请人的精神和理念，从各方面不断提升服务水平，优化服务流程，为申请人通过海牙体系途径提交外观设计申请提供便利。
把关每个环节 提供便利服务
在海牙协定生效过程中，每一个环节都不能松懈。对于初审及流程管理部来说，这项工作难度不小。参与筹备的同志不仅要熟悉海牙体系法律条文及中国专利制度下的流程业务，还需要具备法律、外语、财务、信息化等综合能力。不仅如此，他们还面临着一个个待解的业务难题。
“海牙协定与我国外观设计制度在很多方面存在差异，费用收取流程也不尽相同。为做好海牙协定生效后WIPO国际局向中国国家知识产权局转交单独指定费的收取准备，需向财政部、国家发展和改革委员会报批费用项目，并尽快完成信息化系统改造。”初审及流程管理部相关负责人介绍。
对此，初审及流程管理部一方面积极配合战略规划司和审业部提供费用审批相关材料，并与财政部财政票据监管中心积极沟通，顺利完成审批工作。另一方面，积极配合国际合作司参与和WIPO就费用交互相关流程细节进行的多轮磋商，发扬“钉钉子精神”，充分做好费用业务流程每一个环节的对接。
在设计流程入口时，初审及流程管理部贴心地从申请人角度出发。“流程专家反复讨论、自我‘找茬儿’，还邀请了外部用户试用，配合开发方完善页面和功能。”初审及流程管理部国际合作流程事务处相关负责人谈到，为解决申请人在提交国家程序的文件时不清楚国家申请号的状况，初审及流程管理部在提交入口旁特地加上了查询框，申请人使用国际注册号即可获知国家申请号，并温馨提示提交文件前需要确认国际注册指定中国并已国际公布等事项，尽最大限度做到充分校验、准确指引。
开设海牙专栏 做好宣传推广
为增加公众对海牙体系的了解，国家知识产权局办公室加强海牙体系的宣传推广工作，在局官方网站专门开设了中英双语的海牙协定专栏，制定和发布申请人使用手册，推出海牙协定解读视频、长图，并积极提供相关公益培训和信息咨询。
“系统界面简洁、顺畅、引导性强，操作非常方便。”5月5日海牙协定在我国生效首日，小米公司立即委托代理机构通过国家知识产权局电子系统成功提交了3件申请。小米公司知识产权事务负责人介绍，申请系统支持下载DM1表等文件进行线下填写，这样可以同时处理几份申请，线下处理、线上提交，非常方便。此前，小米公司就国内申请提交和操作实务等问题向国家知识产权局进行咨询，快速获得了专业细致的回复。
得知海牙协定即将生效的信息后，东风汽车集团有限公司非常重视，迅速组织相关单位研讨，结合东风公司新车型的海外战略，5月5日当天通过海牙体系提交3件外观设计申请，申请当晚就收到了回执。“国家知识产权局官方网站上发布的中英文双语海牙专栏非常实用，为我们熟悉国际申请系统、了解申请流程提供了可靠的指导，也为我们首批从中国本土提交的国际申请提供了有力保障。”东风公司知识产权相关负责人表示。
“海牙协定在我国生效实施以来，中国企业申请人十分踊跃。”审业部相关负责人表示，今后，国家知识产权局将持续关注申请人对海牙体系的使用情况，为创新主体提供优质高效的服务，帮助国内外申请人更好地保护自己的创新创意，助力全球工业领域贡献更多的优秀设计。（文字由本报记者 陈婕 李星仪 采写）
（编辑：田伊慧）